Capaciteitsmanagement in crisistijd: zoeken naar oplossingen over de muren heen
De zorgcapaciteit en de coronapandemie zijn als David en Goliath. Maar als Silke Rissewijck, projectleider bij Sensire en Joanne Kousbroek, regieverpleegkundige bij Sensire, iets hebben geleerd van de afgelopen tijd is het dat door over de muren van de eigen organisatie heen te kijken en af en toe buiten de lijntjes te kleuren, de zorgcapaciteit in balans blijft.
Na een noodkreet vanuit de ziekenhuizen - ‘We zitten vol!’ - gingen Silke en Joanne als capaciteitsmanagers van de regionale zorg samen met capaciteitmanagers van andere zorgorganisaties aan de slag voor Oost- en West-Achterhoek en Zutphen en omgeving. Silke: “We kregen eerst de vraag om intern als capaciteitsmanager aan de slag te gaan. Later volgde de urgentie in de regio en legden we met zorgorganisaties in de regio het contact. Met het doel om de ziekenhuizen te ondersteunen bij het mede oplossen van de verkeerde beddenproblematiek. We zorgden samen met de andere capaciteitsmanagers ervoor dat patiënten uit het ziekenhuis zo veel mogelijk konden doorstromen naar de juiste plek met de juiste zorg. Niet alleen binnen onze eigen organisatie Sensire, maar ook bij andere VVT zorgorganisaties in de regio.”
Over de muren heen kijken
Silke en Joanne: “Binnen Sensire ben je gewend situaties op een bepaalde manier op te lossen volgens de kaders en afspraken die er ‘bij ons’ gelden. En dat zal ook bij de andere organisaties zo zijn. Deze crisis zorgde ervoor dat we ook buiten onze eigen organisaties moesten kijken omdat we - maar ook de andere zorgorganisaties - de zorg anders niet rond zouden krijgen. En er was natuurlijk sprake van een regionaal crisisbeleid dat vroeg om een doorvertaling naar de praktijk. We konden een mooie bijdrage leveren in het ondersteunen van de praktische uitwerking daarvan.”
We werkten op een ander vlak samen, namelijk die van het algemene goed: we hadden en hebben samen iets op te lossen in de samenleving.” - Joanne Kousbroek, regieverpleegkundige bij Sensire
Joanne: “We waren die verbindende brug tussen het crisisbeleid en de praktijk, maar ook tussen de ziekenhuizen en de VVT organisaties. Dat deden we door steeds de stand van zaken te bespreken, transparant te zijn in hoe het ervoor stond bij met name de ziekenhuizen en de mogelijke gevolgen van dien. Maar ook als het ging om het zichtbaar maken van knelpunten in de VVT. De regionale zorgketen kwam goed in beeld: hoe verlopen die zorgstromen en waar knelt het? We werkten op een ander vlak samen, namelijk die van het algemene goed: we hadden en hebben samen iets op te lossen in de samenleving.”
Het verenigen van de rol als capaciteitsmanager intern, maar ook die van de regio was niet altijd even makkelijk. Je hebt twee petten op en iedere situatie knelt.” - Silke Rissewijck, projectleider bij Sensire.
Niet altijd even makkelijk
Silke: “Het verenigen van de rol als capaciteitsmanager intern, maar ook die van de regio was niet altijd even makkelijk. Je hebt twee petten op en iedere situatie knelt, zowel voor onze mede-collega’s van andere zorgorganisaties als voor onze ‘eigen’ collega’s die wat dichter bij ons staan. We moesten vaak - weliswaar noodgedwongen - nee verkopen in situaties waarin de urgentie hoog was. Dat was lastig, maar door samen - wij als samenwerkende capaciteitsmanagers samen met de woonzorgconsulenten in de regio - met elkaar in gesprek te gaan konden we de dingen in het juiste perspectief plaatsen en toch de juiste keuzes maken. Zonder afbreuk te doen aan de zeggenschap en beleid van iedere zorgorganisatie, daar werd zo veel mogelijk op aangesloten. Dat leverde ook geen problemen op, want we hadden hetzelfde doel.”
Inzichten voor de toekomst
Joanne: “Ook vraagt deze crisis ons om wat meer buiten de lijntjes te kleuren. Buiten de bestaande processen en gebaande paden om. Allemaal met het doel om de zorgorganisaties en natuurlijk de cliënten zelf verder op weg te helpen. We deelden oplossingen om elkaar aan te steken met creatieve ideeën om de zorg te kunnen blijven bieden. Natuurlijk wel binnen de bandbreedte van wat er mogelijk is en altijd in goed overleg.” Silke vervolgt: “En dan zie je wat er in zo’n korte tijd tóch kan. Door met elkaar in contact te zijn en zo nauw samen te werken bereik je veel. “Dat biedt ook inzichten voor de toekomst,” zegt Joanne. “Er zijn door het jaar heen altijd pieken en dalen in de zorg die nodig is en de zorgprofessionals die die zorg kunnen bieden. Als we door continu contact deze pieken en dalen van elkaar kunnen opvangen, is dat natuurlijk heel welkom voor de hele regio. En dat kunnen we alleen blijven doen door over de muren heen te blijven kijken.”
